Políticas de Tratamiento de Datos Personales LSO

INTRODUCCIÓN:

La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. Los principios y disposiciones contenidos en la mencionada ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga suceptibles de tratamiento por parte de LEGACY SCHOOL OF OWNERSHIP SAS, siendo éstos de naturaleza pública o privada. El tratamiento de datos realizado por LEGACY SCHOOL OF OWNERSHIP SAS (de ahora en adelante LSO) se debe regir por el régimen de protección de datos personales establecido por esta ley, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue. Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el artículo 18 literal f de la referida ley, LSO adopta éste manual interno de políticas y procedimientos para el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.

CAPÍTULO I.

GENERALIDADES

1.1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las políticas y procedimientos consagrados en éste manual se aplicarán a todas las sedes de LSO.

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial o no presencial.

LSO se encargará directamente del tratamiento de los datos personales registrados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

1.2. DEFINICIONES

Las definiciones que a continuación se establecen, permitirán la correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Base de datos automatizada: Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.

Base de datos no automatizada: Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.

Cesión de datos: Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien estaba habilitado como cesionario.

Custodio de la base de datos: es la persona natural que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de LSO.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencial judiciales debidamente ejecutoriadas.

Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

Dato semi-privado: Es semi-privado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de LSO, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Violación de datos personales: Es el delito creado por la ley 1273 de 2009, contenido en el artículo 269 F del Código Penal Colombiano. La conducta prohibida es la siguiente: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos o medio semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.

Violaciones de las Medidas de Seguridad de los Datos Personales: Será considerado incidente de seguridad aquella situación que implique la violación de las medidas de seguridad adoptadas por LSO para proteger los datos personales entregados para su custodia, sea como Responsable y/o Encargado, así como cualquier otra conducta que constituya un tratamiento inadecuado de los datos personales en contravía de lo establecido en el presente documento o de lo señalado en la ley.

Todo incidente de seguridad que comprometa los datos personales en poder de LSO deberá ser informado a la autoridad de control.

1.3. FINALIDAD

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de LSO con las siguientes finalidades:

• Para el envío de información a sus trabajadores y familiares.

• Para la prestación de los servicios de salud a los familiares de los trabajadores de LSO beneficiarios del servicio de salud.

• Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de peticiones, quejas y reclamos por parte del área de servicio al cliente, la evaluación de calidad de su servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados por LSO, entre otros.

• Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la evaluación de sus obligaciones.

• Para la verificación de los saldos de sus acreedores.

• Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.

Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.

• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

• Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relaciones, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.

1.4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

LSO aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

Acceso y Circulación: Los datos personales que recolecte LSO serán usados por esta sociedad solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros sin la respectiva autorización del titular.

Los datos personales bajo custodia de LSO no podrán estar disponibles en internet o en cualquier otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y en los principios que gobiernan la materia.

Confidencialidad: Atendiendo la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.

Finalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento informado.

Legalidad: El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a lo dispuesto en ella. Fines legítimos y sujetos a la ley 1581 de 2012.

Libertad: LSO garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal.

Seguridad: LSO, en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. LSO, conforme a la clasificación de los datos personales, implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Transparencia: LSO garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que esté siendo tratada conforme a lo establecido en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Veracidad o calidad: Información veraz, completa, extacta, actualizada, comprobable y comprensible.

1.4.1. Principio de acceso y circulación restringida:

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente Manual, de la Ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley. Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados.

1.4.2. Principio de confidencialidad:

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma. En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo, suministrada.

1.4.3. Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales que LSO realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

1.4.4. Principio de legalidad: El tratamiento de Datos personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.

1.4.5. Principio de libertad: LSO puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando estos provengan de los registros públicos, o que si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentren en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas y para la investigación). En los demás casos LSO deberá obtener el consentimiento previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.

1.4.6. Principio de Seguridad: LSO como responsable y/o encargado del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

1.4.7. Principio de transparencia: LSO garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos, bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.

1.4.8. Principio de veracidad o calidad: LSO garantiza que la información contenida en las bases de datos, que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles.

CAPÍTULO II.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

2.1. TRATAMIENTO

2.1.1. Datos Públicos

LSO advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen la materia.

2.1.2. Datos Sensibles

LSO restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares, representantes legales, apoderados, causahabientes, informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento. LSO utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:

a) El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el titular de los datos sensibles.

b) El tratamiento sea necesario para salvaguardad el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar autorización.

c) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

d) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; en este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato esté disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del Titular del dato o datos sensibles.

Adicional a lo anterior, LSO cumple con las siguientes obligaciones:

a) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

b) Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.

c) No condicionar ninguna actividad a que el Titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo)

2.1.3. Tratamiento de datos de menores

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012, cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

a) Que se responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente otorgará la autorización. Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en le Ley 1581 de 2012 y el presente documento. La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012.

2.2. CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

LSO ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:

2.2.1. Bases de datos de Empleados

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con LSO, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos se incorpora tanto información privada, pública, datos sensibles y datos de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, LSO dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.

2.2.2. Bases de datos de Contratistas y Proveedores

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como objeto cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del Titular.

2.2.3. Bases de datos de Clientes

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial como clientes con LSO, cuyo tratamiento tiene como objeto cumplir con las diposiciones contractuales estipuladas. Esta base de datos contiene datos personales públicos y privados, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de las relaciones contractuales, el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, la toma de pedidos y la atención de peticiones, quejas y reclamos por parte del área de servicio al cliente, la evaluación de calidad de su servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados por LSO.

CAPÍTULO III.

DERECHOS DE LOS TITULARES

LSO reconoce y garantiza a los Titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:

a) Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LSO, en su condición de responsable del Tratamiento.

b) Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a LSO, salvo en los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.

c) Recibir información por parte de LSO, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

e) Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

CAPÍTULO IV. DEBERES DE LSO EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

LSO tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, LSO hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales. LSO atenderá los deberes previstos para los Responsables y Encargados del tratamiento, contenidos en los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o las normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas, copia de la respectiva autorización otorgada.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del tratamiento, según sea el caso, únicamente datos cuyo tratamiento este previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente manual.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el presente manual.

k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.1. DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD

LSO garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con LSO.

CAPÍTULO V. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

5.1. GENERALIDADES SOBRE LA AUTORIZACIÓN

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturtaleza púbilca, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decrerto 1377 de 2013, LSO solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como por ejemplo un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).

En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. LSO informará al titular de los datos lo siguiente:

a) el tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.

b) Los derechos que le asisten como titular.

c) La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del Tratamiento.

5.1.1. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clíc o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por LSO y será puesta a disposición del Titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

5.1.2. Prueba de la autorización

LSO utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener los registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

5.1.3. Casos en los que no se requiere autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitária.

d) Tratamiento de información autorizados por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

5.2. DEL DERECHO DE LOS TITULARES

5.2.1. Del Derecho de Acceso

LSO garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del Titular, legitimidad o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso del Titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto reglamentario 1377 de 2103.

5.2.2. Del Derecho de consulta

LSO garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles o de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de éstos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de LSO.

LSO establecerá las medidas de autenticación que permitan identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales contenidos en las bases de datos, LSO garantiza:

a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros.

b) Establecer formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el Aviso de Privacidad.

c) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.

Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de lal fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo, las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.2.3. Del Derecho a Reclamar

El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrán presentar reclamación ante el Responsable o Encargado del tratamiento. LSO cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permitan identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo. El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señaladas en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo podrá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de recibir un reclamo que no sea competencia de LSO, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez LSO haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

5.2.4. Del Derecho a la rectificación y actualización de datos

LSO se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados.

Al respecto, LSO tendrá en cuenta lo siguiente:

a) En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

b) LSO tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de éste derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que LSO considere pertinentes y seguros.

c) LSO podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, los cuales se pondrán a disposición de los interesados en la página web u oficinas de LSO. 5.2.5. Derecho a la supresión de Datos El Titular de los datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a LSO, la supresión de sus datos personales. Para esto se tendrán en cuenta los siguientes supuestos:

a) Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.

b) Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

c) Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fueron recogidos. Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LSO.

El derecho de supresión de datos no es un derecho absoluto, y LSO como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

a) el Titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de situaciones administrativas.

c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

d) Los datos sean datos de naturaleza pública.

5.2.6. Del Derecho a Revocar la autorización

Todo Titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ellos, LSO ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al Titular revocar su consentimiento. En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes modalidades:

a) Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, eso es, que LSO debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.

b) Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas. En este caso LSO deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del Titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo.

El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y LSO como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

a) El Titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b) La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

d) Los datos sean datos de naturaleza pública.

5.2.7. Datos personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano

Junto con los contratos laborales, LSO suministrará un documento anexo con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales LSO tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En éste documento, se hace mención del presente Manual y de su ubicación en el sitio web institucional, para su debida consulta.

5.2.7.1. Tratamiento de datos antes de la relación contractual:

LSO informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección. LSO, una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y entregará a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados, salvo que los Titulares de los datos por escrito autoricen la destrucción de los mismos, cuando el Titular del dato no sea seleccionado. La información obtenida por LSO respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.

Cuando LSO contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso. Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en LSO, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible. La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de LSO y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo, por lo tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

5.2.7.2. Tratamiento de datos durante la relación contractual:

LSO almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Área de Recursos Humanos y con la finalidad de administrar la relación contractual entre LSO y el empleado. El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual está prohibido. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad.

5.2.7.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual:

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, LSO procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad alta, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles.

5.2.8. Datos Personales de Accionistas

Los datos e información de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionistas de LSO, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reservada por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a las normas contenidas en el Código de Comercio. LSO solo usará los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.

5.2.9. Datos Personales de Proveedores

LSO solo recabará de sus proveedores, cuando éstos sean personas naturales, los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Los datos personales de los proveedores recolectados por LSO, tendrá como única finalidad verificar la idoneidad y competencia de los proveedores; por tanto, una vez verificado éste requisito, LSO podrá destruir tal información, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.

5.2.10. Datos personales en procesos de contratación

Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con LSO, accedan, usen, traten y/o almacenen datos de empleados de LSO y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en ésta norma, así como las medidas de seguridad que le indique LSO según el tipo de dato de carácter personal tratado.

5.2.11. Datos personales de Clientes

LSO solo recabará de sus Clientes, cuando éstos sean personas naturales, los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad del desarrollo de las relaciones contractuales, el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, la toma de pedidos y la atención de peticiones, quejas y reclamos por parte del área de servicio al cliente, la evaluación de calidad de su servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados por LSO.

5.2.12. Datos personales de la comunidad en general

La recolección de datos de personas naturales que LSO trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia de responsabilidad social empresarial o de cualquier otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en el presente documento. Para el efecto, previamente LSO informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice para el efecto y relacionados con éstas actividades. En cada uno de los casos antes descritos, las áreas de la organización que desarrollen los procesos de negocios que involucren datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectivo lo aquí adoptado, además de prevenir posibles sanciones legales.

5.2.13. Transferencia internacional de datos

Esta prohibida la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio. De manera excepcional se podrán realizar transferencias internacionales de datos cuando:

a) el Titular del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para realizar la transferencia.

b) La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el Titular y LSO como responsable y/o encargado del tratamiento.

c) Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.

d) Se trate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.

e) Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar el interés público.

Al momento de presentarse una transferencia internacional de datos personales, previo envío o recepción de los mismos, LSO suscribirá los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes intervinientes.

CAPÍTULO VI. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER, RECLAMAR (ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR) Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

6.1. GENERALIDADES

a) Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los Titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido a inscripciones@lso.school, adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.

b) Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad. Hechos que le imposibilitan el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.

c) No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización.

d) Con el objeto de facilitar el ejercicio de los derechos, LSO ha puesto a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.

e) Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se le niegue total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de LSO, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Datos Personales) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.

6.2. PROCEDIMIENTOS

6.2.1. Consultas Requisitos para la atención de Consultas

a) Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (física o electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.

b) Para ejercer este derecho por medio electrónico, el Titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por LSO inscripciones@lso.school, adjuntando la información anteriormente relacionada.

c) Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la cra. 6 # 123- 45 ofc. 201, adjuntando la información anteriormente relacionada.

d) La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.

Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; LSO atenderá la solicitud siempre y cuando se cumplan con los siguientes requisitos:

TIPO DE SOLICITUD REQUISITOS TITULAR

• Comunicación escrita

• Fotocopia del documento de identificación

• Formato de solicitud de acceso a datos personales

TERCERO/REPRESENTANTE/ APODERADO

• Comunicación escrita

• Carta de autorización o documento auténtico que acredite la representación

• Formato de solicitud de acceso a datos personales

• Fotocopia del documento de identificación del Titular y de la persona autorizada

Términos para la atención de consultas

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.2.3. Revocar autorización

Todo Titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, LSO deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que se lo otorgó.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que LSO deba dejar de tratar por completo los datos del Titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados. Con la segunda modalidad, se mantiene a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

Requisitos para la atención de revocatoria de autorizaciones

a) Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (física o electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.

b) Para ejercer este derecho por medio electrónico, el Titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por LSO inscripciones@lso.school, adjuntando la información anteriormente relacionada.

c) Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la cra 6 #123-45 ofc. 201, adjuntando la información anteriormente relacionada.

d) La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.

Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; LSO atenderá la solicitud siempre y cuando se cumplan con los siguientes requisitos:

TIPO DE SOLICITUD REQUISITOS TITULAR

• Comunicación escrita

• Fotocopia del documento de identificación

• Formato de solicitud de acceso a datos personales

TERCERO/REPRESENTANTE/ APODERADO

• Comunicación escrita

• Carta de autorización o documento auténtico que acredite la representación

• Formato de solicitud de acceso a datos personales

• Fotocopia del documento de identificación del Titular y de la persona autorizada

Términos para la atención de consultas

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a ppartir del día siguiente de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro del dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CAPÍTULO VII. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE LYM

7.1. RESPONSABLES

LSO, como organización, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuara como RESPONSABLE del tratamiento de Datos Personales; y las distintas dependencias actuarán como ENCARGADOS del tratamiento de Datos Personales.

7.2. ENCARGADOS

LSO designa como responsables del tratamiento a Johanna Vacca, como la persona que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia encargada del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar el trámite a las solicitudes de los Titulares en los términos, plazos y condiciones establecidos, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

 

BASE DE DATOS

ENCARGADOS

ACCIONISTAS

Johanna Vacca

EMPLEADOS

Johanna Vacca

CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

Johanna Vacca

CLIENTES

Johanna Vacca

INFORMACIÓN GENERAL

Johanna Vacca

 

CAPÍTULO VIII. LEGISLACIÓN APLICABLE, CONTACTO Y VIGENCIA

8.1. MARCO LEGAL

El presente Manual de Políticas y Procedimientos de protección de datos personales ha sido elaborado en concordancia con las siguientes normas:

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20

• Ley 1266 de 2008

• Ley 1273 de 2009

• Ley 1581 de 2012

• Decreto Reglamentario 1377 de 2013

8.2. INFORMACIÓN DE CONTACTO

Si tiene alguna pregunta sobre esta política, envíe su consulta a traves de los siguientes canales:

inscripciones@lso.school

8.3. VIGENCIA

El presente Manual rige a partir del 21 DE OCTUBRE de 2016.